Prowadzenie własnego biznesu czy praca na niektórych stanowiskach wymagają częstych podróży, kontaktów z klientami, partnerami i konkurentami z całego kraju, a nieraz także ze świata. Niektórzy lubią służbowe wyjazdy, inni od nich stronią, ale wątpliwości nie ulega to, że dobrze wykorzystane delegacje przyczyniają się do rozwoju zarówno personalnego, jak i całej firmy. Od ponad 30 lat zajmuję się zarządzaniem firmą. Krążąc między samą Polską a Francją, pokonałem długość równika ponad sto razy. Te 8 rzeczy robi w podróży służbowej każdy biznesmen, który chce się rozwijać.

Nawiązuje relacje

Jak wynika z badań Diners Club Polska, już 53 proc. firm z sektora Małych i Średnich Przedsiębiorstw wysyła pracowników w służbowe delegacje. Bez względu na to, czy ich celem jest pozyskanie nowego klienta, podpisanie umowy, negocjacje czy spotkanie raportowe z oddziałem z innego miasta, służbowe wyjazdy to najlepsza okazja do nawiązania cennych relacji. Nawet jeśli dany projekt nie zostanie tym razem sfinalizowany, to pozyskane kontakty mogą być przydatne w przyszłości. Dlatego dobry biznesmen musi potrafić je nawiązywać. Na przykład jeśli podróżuje za granicę, musi zapoznać się z podstawowymi zasadami tamtejszej kultury i obyczajowości. To niezbędne, żeby wyrazić swój szacunek, dać wyraz profesjonalizmowi, a tym samym pogłębiać relacje. Co więcej, większości z nas łatwiej pracuje się z ludźmi i dla ludzi, których znamy osobiście, dlatego nawet wyjazd integracyjny to doskonała okazja do wyciągnięcia biznesowych korzyści.

Poznaje lokalny rynek

Jeśli podróż służbowa ma zaowocować nawiązaniem długotrwałej współpracy z danym regionem, konieczne jest poznanie jego specyfiki. Mocne i słabe strony gospodarki, ważne wydarzenia społeczne, poglądy i standardy życia mieszkańców – im więcej informacji, tym lepsze rozeznanie w sytuacji. W wolnej chwili kup lokalną gazetę lub posłuchaj wiadomości w lokalnej stacji radiowej. Poza tym inny region kraju czy inne państwo to zawsze nieco odmienne sposoby prowadzenia biznesu, podejście do rozwiązywania problemów czy wykorzystywane narzędzia. Uważna, analityczna obserwacja pozwoli wyciągnąć wnioski i wdrożyć korzystne rozwiązania we własnej firmie.

Uczy się od konkurencji

Nawet jeśli przetarg nie okaże się wygrany, to z każdej lekcji można się wiele nauczyć. Analiza słabych stron własnej prezentacji i porównanie jej ze zwycięską konkurencją pozwoli uniknąć błędów w przyszłości. Podczas rozmów z ludźmi ze środowiska staraj się poznawać opinie na temat konkurencji, zapisz się do jej newslettera. Ponieważ jako lokalna firma może mieć znaczną przewagę, musisz podwoić codzienne wysiłki.

Szuka nowych klientów

Każda sytuacja jest dobra, aby rozglądać się za potencjalnymi klientami. Chociażby podczas pobytu w hotelu można odnotować nazwiska osób zajmujących się pasującymi do profilu naszej działalności obszarami, poprosić o krótką rozmowę z managerem czy właścicielem obiektu. Zapisanie paru nazwisk i kilku słów komentarza na temat odbytej rozmowy lub własnych spostrzeżeń może się przydać – nawet jeśli nie od razu, to być może w przyszłości. Taka perspektywa może nieść za sobą nawet lepszy – wewnętrzny – ogląd sytuacji klienta i zrozumienie jego potrzeb. Pozwala też nawiązać bezpośrednią relację i personalny kontakt, co często punktuje na dalszych etapach negocjacji.

Nie oszczędza

Dobry biznesmen nie oszczędza, a ulepsza wynik finansowy. Dlaczego? Po pierwsze, przesadne oszczędzanie w podróży służbowej może postawić w niekorzystnym świetle przed potencjalnymi partnerami czy klientami. Może ono bowiem świadczyć bądź o wrodzonym skąpstwie – co nie ułatwia interesów i negocjacji, bądź o słabej sytuacji finansowej firmy – co z kolei nie zachęca do współpracy. Po drugie, analityczne podejście do kosztorysu pozwala świadomie zarządzać finansami przedsiębiorstwa. Z przywoływanego badania Diners Club Polska wynika, że ponad 40 proc. przedsiębiorstw z sektora MŚP w 2017 r. za priorytetowy cel uznało ograniczenie wydatków. Wyjazdy służbowe są jednak koniecznością i ich liczba wzrasta. Przedsiębiorcy szukają zatem najkorzystniejszych sposobów na generowanie oszczędności. Najlepiej sprawdza się w tym celu dokładne zaplanowanie wyjazdu – dobrze jest, kiedy może zajmować się tym odgórnie jedna osoba.

Dba o siebie

Wyjazdy biznesowe to przede wszystkim spotkania z innymi ludźmi, najczęściej obcymi. Na wywarcie pierwszego wrażenia mamy podobno tylko 11 sekund. W tym czasie rozmówca wyrobi sobie podświadomą opinię na nasz temat. Dlatego ważny jest odpowiedni wygląd i samopoczucie. W delegacjach często załatwia się ważne rzeczy – negocjuje warunki umowy lub poprzednie negocjacje finalizuje. Wiąże się to z podwyższonym poziomem stresu, dlatego należy zadbać o własny komfort i pozwolić sobie na nieco relaksu. Praca do czwartej nad ranem i przysypianie na kolejnym spotkaniu to zdecydowanie złe rozwiązanie. Lepiej się porządnie wyspać i w pełni sił przystąpić do załatwiania służbowych spraw. Także pełnowartościowy posiłek pomoże zebrać energię na biznesowe obrady.

Kształci nowe umiejętności

Podróże kształcą – i powiedzenie to nie dotyczy wyłącznie wyjazdów biznesowych. Na korzyści płynące z delegacji warto spojrzeć także po prostu z perspektywy każdej innej podróży. Są wśród nich poznawanie nowej kultury, zwyczajów, ludzi, obycie się z językiem obcym i możliwość jego szlifowania w rozmowach z native speakerami. Czas wolny można wykorzystać na zwiedzanie miasta, odwiedzenie muzeów i obejrzenie zabytków. Ponadto podróże rozwijają umiejętności adaptacji do nieznanej sytuacji i nowych warunków, mierzenia się z wyzwaniami, kształcą samodzielność oraz uczą dobrego planowania.

Scala zespół

Nawet jeśli podczas spotkania w delegacji klient nie zdecyduje się na przedłużenie umowy lub pojawią się inne trudności, podróż może przynieść polepszenie relacji między członkami zespołu. Wspólne doświadczenia stresujących sytuacji, konieczność sprostania wyzwaniom, podejmowania ważnych decyzji rozwijają umiejętność komunikacji, funkcjonowania w grupie oraz pozwalają wypracować optymalną dla każdego formę współpracy. Pozwalają także zbudować prywatne więzi i po prostu polubić swoich współpracowników, a z osobami, które lubimy, pracuje się lepiej i z większym zapałem. Prezes firmy dba więc o to, aby jego pracownicy mieli okazję spędzić razem czas także poza salą konferencyjną. Zapewne jednym z głównych tematów rozmowy i tak będzie praca, a podczas takich nieformalnych dyskusji często rodzą się najlepsze pomysły.

Alain Kaj

Fot. Pexels (CCO)